La delgada línea entre el éxito y el fracaso de un proyecto TIC

Llevo casi 20 años trabajando en el mundo de la informática y la tecnología, realizando implantaciones de ERP, MRP, Business Intelligence, etc, y más recientemente, e-commerce B2C y B2B. Y he de reconocer que los profesionales que nos dedicamos a esto, debemos de carecer de la capacidad didáctica necesaria para transmitir a nuestros clientes cual es su situación de partida, cual es el camino que se debe trazar, y cual es la meta a lograr. A veces, sí se intuye donde se quiere llegar, pero no siempre se dispone de los recursos técnicos y humanos para realizar el camino.

Durante estos años, y en términos tecnológicos, me he encontrado de todo, desde nativos digitales, hasta gente con cualificación mínima (algún caso hay que no sabía manejar ratón y mucho menos teclado). A veces incluso, el personal con poca cualificación tecnológica es la que se le responsabiliza de sacar adelante proyectos TIC.

La realización de cualquier proyecto tecnológico suele ser una puesta en marcha a tres velocidades, según quien imprima ésta:

• La del proveedor del servicio, interesado en un arranque rápido y eficaz para poder pasar a otro proyecto cuanto antes y obtener la mejor rentabilidad.
• La de los usuarios del sistema, que absortos en su trabajo diario no pueden dedicar el tiempo necesario al nuevo proyecto.
• La de Gerencia u otros responsables TIC de la empresa, que observan como el tiempo de implantación se dilata mucho más allá de todo cronograma previsto, y como la amortización del proyecto se retrasa enormemente.

Esta diferencia de ritmo entre los actores del proyecto originan multitud de situaciones que a medio y largo plazo puede concluir en el no-éxito del proyecto. Algunas de ellas:

1. Análisis comparativo entre el flujo actual de trabajo y del futuro. Este análisis, suele ser bastante somero, pues se tratan más los nuevos detalles operativos, que el resultado que puede reportarnos a posteriori. Se tiende a dar más importancia a que el nuevo sistema carezca de los problemas que presentaba el anterior, a que los ciclos y flujos de trabajo sean los adecuados. Y en ocasiones, se tiende a menospreciar toda opción que requiera de más trabajo para el usuario, aunque aporte gran valor más adelante.
2. Planificación del proyecto. Normalmente se realizan distribuciones de tareas con el fin de descargar de trabajo a personal importante en éste, pero no se suele respetar, y a las primeras de cambio hay que realizar reasignaciones de éstas para ir desvinculando al personal asignado originalmente del proyecto, heredando responsabilidades personal menos cualificado o con menos conocimiento del negocio. La mayoría de ocasiones, no se establecen hitos.
3. Agilizar la introducción de datos. Es preferible una migración de datos entre el sistema anterior y el nuevo, a un análisis de la información de partida y final, para tratar de preparar para el futuro unos datos coherentes y que aporten valor. Se inicia el proyecto pensando que el usuario será capaz de introducir todos los datos, nuevos, por supuesto, sin ningún tipo de condicionantes, y se termina proponiendo la migración absoluta de todos ellos, estén o no obsoletos «por si acaso hacen falta algún día», y para acelerar el proceso.
4. Menospreciar información de muchísimo valor. Pongamos el ejemplo de las listas de materiales o escandallos en fabricantes de ciertos productos: Dado el gran esfuerzo que requiere su introducción en el ERP o MRP, esta información se gestiona de una forma muy reducida, lo que hipoteca el futuro desde el punto de vista de control de costes, gestión de aprovisionamientos y almacén. Los procedimientos de trabajo futuro se multiplicarán enormemente por cada pedido u orden de fabricación nueva, ocasionando costes innecesarios y sin aporte de valor. Iniciar por tanto con artículos sin listas de materiales, tiempos, e incluso sin precios de venta, aunque pueda parecer exagerado, es muy habitual (las primeras ventas se realizan con un precio «estimado» y sin conocer sus costes).
5. Es preferible poner a una persona sin formación y conocimiento del sector a introducir o revisar datos, antes que usar recursos que conozcan el negocio. La última persona en entrar a trabajar en una empresa, suele ser la que más tiempo puede disponer, por lo que se le asignan las nuevas funciones que nadie puede asumir por estar ya sobrecargados. En un ejemplo vivido recientemente, se trataba de implantar un e-commerce B2C, la persona más descargada de la empresa, nueva en el negocio, pero con «amplios» conocimientos de internet, le correspondía naturalmente esa responsabilidad. Se hizo un diseño totalmente a medida, a pesar que el elegido por esta persona no correspondió a la imagen corporativa de la empresa, las tarifas de precios introducidas no recogieron gran parte de las condiciones especiales que tenían los clientes, entre un sinfín de carencias más.
6. Urge el arranque o puesta en marcha definitiva del proyecto. Como no ha dado tiempo a realizar ciclos completos de los flujos de trabajo, no hay nada mejor que la excusa de que el entorno productivo y no el de pruebas es el mejor, pues es donde nos encontraremos con toda la casuística de la empresa. En ocasiones, y para algunos usuarios, no es necesario incluso conocer la operativa, se aprenderá con el trabajo en el día a día.

Todo esto, podríamos tratar de resumirlo en que hay una verdadera carencia de formación sobre el sector de la tecnología. Los tópicos: Hay que estar en redes sociales porque parece que el mundo rueda entorno a él, hay que tener un e-commerce porque es la única forma de vender más, hay que tener un ERP para mejorar e integrar todos los flujos de trabajo de la empresa, etc. Pero ninguno de nosotros, los profesionales, enzarzados en guerras de precios y en la propia subsistencia en la situación actual, ha sido capaz de realizar la labor formativa imprescindible para sentar las bases de la puesta en marcha de cualquier proyecto tecnológico. He de decir, que sin ser ni brujos ni agoreros, muchas veces somos capaces de anticipar cual va a ser el resultado de un proyecto. Muchos de ellos nacen viciados desde el principio, y deberíamos ser capaces de desestimarlos en etapas preventa antes que ellos nos condenen el futuro en la postventa.

Si estás de acuerdo, puedes dejar un comentario. Si no lo estás, déjalo también, me será más útil.

Recibe nuevos artículos mediante suscripción por e-mail, RSS o Feedly

Email